Verbetermethoden
Uit Kaizengine
KaiZengine sluit aan op bestaande programma’s
Inhoud |
Introductie
Voordat we een verdere toelichting geven op de werking van KaiZengine, is het goed om een overzicht te geven van bestaande verbeterstrategieën. Dat zorgt ervoor dat KaiZengine uiteindelijk beter in te kaderen is. Vooraf belangrijk om te stellen: KaiZengine is geen verbetersysteem als Lean of Six Sigma. KaiZengine is echter wel heel goed bruikbaar binnen of samen met die kwaliteits- en verbetermethodes.
Historische context
Sinds de jaren zeventig is de wereld overspoeld door boeken en theorieën met verbetermethoden, vooral uit de productie-industrie. Misschien wel het meest vermaard is het Toyota Production System (TPS). Tot op de dag van vandaag is dit systeem erop gericht om van hoog tot laag verbeteringen voor de klant (en het bedrijf zelf natuurlijk) te realiseren en daarmee winsten te verbeteren. Total productive manufacturing (TPM) & Lean is nauw verwant aan TPS. Het heette aanvankelijk Total Productive Maintenance en was specifiek gericht op machine werkplaatsen en perfect onderhoud aan de machines, maar is later veel breder ingezet en verbonden met Lean. Binnen bijvoorbeeld Heineken is rond 1995 de naam TPM omgedoopt in Total Productive Manufacturing. Lean is een allround techniek maar wordt vooral toegepast in andere omgevingen zoals service, dienstverlening, kantoor en handel. De nadruk bij Lean ligt op het vermijden van verliezen. Lean of TPM is daarmee de paraplu geworden voor een hele verzameling van verbetersystemen. Zoals daar zijn:
- JIT (Just in Time)
- Kaizen: continu verbeteren (deze wordt verderop nader uitgelegd)
- 5S: gestructureerde discipline van de werkplek
- Overall Equipment Effectiveness (OEE)
- Pull production: trekken aan de klantprocessen
- Line balancing: inrichten van cadans in bedrijfsprocessen door middel van takttijd; de ‘hartslag van de organisatie’. Takttijd wordt ook wel productieritme genoemd. Doel ervan is om het ritme van de productie precies af te stemmen op de klantvraag.
- SMED (Single Minute Exchange of Dice): voor zeer snelle gestandaardiseerde productwissels
- Kanban: signaleringsmethode met kaartjes om gebrek aan ‘flow’ en ‘pull’ te benoemen zodat continue processen ontstaan
- One points lessons; trainingsmethode om met een geplastificeerd A4 een begrip of werkwijze op de werkplek beschikbaar te hebben
- Poka Yoke: wat zoveel betekent als foolproof; er kunnen gewoon geen fouten gemaakt worden.
Lean Six-Sigma
Iets uitgebreidere aandacht verdient Six Sigma omdat deze methodiek veel opgang heeft gemaakt de laatste jaren. Six Sigma komt voort uit de statistische analysetechniek waarbij kwaliteitsmetingen nauwgezet worden bijgehouden. Alle afwijkingen worden geanalyseerd zodat de stabiliteit van de producten voor de klant steeds beter wordt. Letterlijk wordt Six Sigma gedefinieerd als een foutenmaat. Bij een waarde van 6σ (sigma) is het aantal defecten niet meer dan 3,4 per miljoen mogelijkheden. Bij 4σ bijvoorbeeld ligt het aantal defecten op 6200 per miljoen mogelijkheden, veel hoger dus. In die zin is de waarde van 6σ symbool voor het streven naar (bijna) perfectie. De achterliggende gedachte is gelijk aan andere kwaliteitssystemen zoals Lean waarbij Six Sigma meer nadruk legt op de analyse van de achterliggende processen. Ook Six Sigma presenteert zichzelf nu met succes als overkoepelende managementfilosofie.
Kaizen
Omdat KaiZengine nauw verbonden is met Kaizen, geven we ook Kaizen als kwaliteitsdenken weer. De definitie van Kaizen luidt:
‘Signaleren, analyseren en elimineren van verliezen die niet door de klant worden gewaardeerd’
Optimale resultaten worden verkregen als een groot deel van alle lagen van de organisatie, elke dag kritisch naar hun eigen werk kijkt en dat werk structureel weet te verbeteren. Hierdoor nemen motivatie en inspiratie van de medewerkers toe, krijgt de klant een betere kwaliteit en worden ook nog eens de kosten gedrukt. Als we deze ‘definitie’ goed bekijken, moeten we heel goed inzien wat verlies is en hoe deze verliezen te signaleren en te analyseren zijn. Ook hier een definitie:
Verliezen of verspillingen zijn zaken die geen toegevoegde waarde bieden voor de klant (non value added activities and materials)
Zie ook verhaaltje zien
TIMWOOD
Er zijn verschillende soorten verlies te onderscheiden:
- Transport: producten, machines of mensen afstanden laten afleggen
- Inventory: voorraden, gereedschappen en machines in huis hebben
- Movement: onnodig bewegen van producten, machines of mensen
- Wachten: producten, machines of mensen stil laten staan
- Overproductie: teveel producten maken die blijven liggen en/of weggegooid worden
- Overprocessing: producten beter maken dan waarvoor de klant betaalt
- Defecten/rework: producten maken die niet goed zijn en dus geen geld opbrengen
Als geheugensteun hiervoor wordt ook wel het acroniem TIMWOOD gebruikt. Er zijn ook nog twee andere verliezen aan toe te voegen. De eerste is Bureaucratie: meer in het informatiesysteem stoppen dan eruit gehaald wordt. De andere, zeker belangrijk in het kader van KaiZengine, is creativiteit: het niet toepassen van menselijke kennis en kunde en ideeën. In de introductie noemden we al het laten wegstromen van ideeën en plannen, hier komen we later nog verder op terug. KaiZengine heeft deze processtroom of Value Chain Mapping beschikbaar gesteld voor direct gebruik tijdens of voor creativiteitsmethoden.
instrumenten
Het is mogelijk deze verliezen in het dagelijkse werk te detecteren. Een veelgebruikte en ook zeer geschikte methode om verliezen in kaart te brengen is value-stream-mapping. Bij deze methode worden van een bedrijfsproces alle deelstappen beschreven en ingedeeld naar verlies, doorlooptijd en tijdsbesteding. Op basis van dergelijke analyses kan snel worden gezien waar verlies zit en hoe het is terug te dringen. Andere methoden die als zeer nuttig worden gezien, maar die we hier niet verder uitwerken, zijn:
- Visgraat analyse (oorzaak/gevolg)
- Pareto analyse (de 80/20 regel)
- 5 why’s (doorvragen bij oorzaken achter problemen)
- Small group activity (effectief multi-disciplinair werken)
- Yellow paper sessie (eenvoudige verzamel-methode)
Alle theorieën en instrumenten zijn stuk voor stuk uiterst krachtig en maken gebruik van verscheidene (overlappende) methoden van analyse, aanpak, communicatie en discipline. Het is een ‘must’ voor bedrijven om enige kennis te hebben van alle expertise die beschikbaar is. Afhankelijk van industrie zijn bepaalde methoden beter bruikbaar dan andere. Just In Time is vooral in bedrijven met materiaalbeweging van belang, 5S juist bij plaatsen waar op werkplekken veel waarde wordt gecreëerd, Takttijd is bij uitstek geschikt voor hoog-frequentie processen met meerdere stappen zoals bijvoorbeeld productie en postkamers. Six Sigma is als statistische methode zeer geschikt voor situaties waar veel data beschikbaar zijn over producten en diensten waarbij de kwaliteit van nature veel variatie heeft.
Ook nadelen: Innovatie & grote stappen & doorlooptijd
De genoemde theorieën hebben zwaktes op drie gebieden. Ten eerste benadrukken deze methoden stuk voor stuk de kleine stappen. Inderdaad zijn er in elk bedrijf duizenden kleine verbeteringen te bedenken. Het is echter goed om ook naar grote ideeën te kijken en naar ideeën die de standaard aanpak op zijn kop zet. De genoemde methoden zetten de boel per definitie niet op zijn kop. Een tweede nadeel van de genoemde methodes is de doorlooptijd. Er moet minimaal 1 jaar worden uitgetrokken voordat serieuze verbeteringen kunnen worden ingevoerd. Ten slotte blijft innovatie in traditionele bedrijven een zaak van de “elite” van het bedrijf. Die scheiding tussen verbeteren en innoveren wordt versterkt door de genoemde methoden. Echter, juist de specialisten op de vloer en de managers zijn bij uitstek diegenen die aan de basis van innovatie zouden moeten staan. Juist op deze terreinen is er dus een welkome aanvulling: KaiZengine! Maar KaiZengine is geen nieuw kwaliteits- of verbetersysteem. KaiZengine is een middel om ideeën op de agenda te krijgen. Alledaagse problemen waar medewerkers mee worstelen maar ook grote voorstellen om een geheel proces te stoppen. KaiZengine verdient zichzelf binnen enkele maanden terug. Dat is een hele andere aanvliegroute dan Lean of Six Sigma, al zullen ze elkaar ergens in het proces wel een keer raken.
